❝ Nilai Panca Cinta: Cinta Allah dan Rasul-Nya
Teknologi adalah nikmat yang memudahkan pekerjaan. Awali praktikum dengan basmalah, gunakan kemudahan ini untuk kebaikan, dan akhiri dengan syukur.
Skenario Tugas
Ketua OSIS, Oktafia Wulandari, harus mengundang 8 panitia Mafesta untuk rapat pelaksanaan. Mengetik 8 surat satu per satu akan memakan waktu dan rawan salah nama. Tugasmu sebagai Sekretaris: ubah surat undangan Praktikum 2 menjadi surat massal yang nama, kelas, dan seksinya diambil otomatis dari Excel.
Target Belajar
Setelah praktikum ini, kamu diharapkan mampu:
1
Menjelaskan konsep dan manfaat Mail Merge untuk surat massal
2
Menyusun data penerima di Excel dengan format database yang benar
3
Membedakan dokumen utama (Main Document) dan sumber data (Data Source)
4
Menghubungkan dokumen Word dengan berkas Excel lewat tab Mailings
5
Menyisipkan Merge Field pada posisi yang tepat di surat
6
Memeriksa hasil dengan Preview Results dan menyaring penerima
7
Menggabungkan data menjadi dokumen baru (Finish & Merge)
8
Menyimpan berkas utama, data, dan hasil sesuai format nama
Dasar Teori
Mail Merge mempertemukan dua berkas: Word sebagai kerangka surat dan Excel sebagai penyimpan data. Kenali istilah-istilahnya dulu.
Mail Merge
Mailings → Start Mail Merge
Fitur Word untuk membuat banyak surat serupa sekaligus. Isi surat tetap, sedangkan nama, kelas, atau alamat berganti otomatis dari data.
Main Document
Dokumen Word (.docx)
Kerangka surat yang isinya sama untuk semua penerima, yaitu kop, isi, dan tanda tangan. Bagian yang berubah diberi tanda khusus.
Data Source
Berkas Excel (.xlsx)
Tabel berisi data penerima. Baris pertama jadi nama kolom (field), setiap baris berikutnya adalah satu penerima atau satu surat.
Merge Field
Mailings → Insert Merge Field
Kolom data yang disisipkan ke surat, tampil seperti «Nama». Saat digabung, tanda ini diganti data asli tiap penerima.
Preview Results
Mailings → Preview Results
Melihat isi surat dengan data asli sebelum digabung. Gunakan tombol panah untuk berpindah dari penerima satu ke penerima lain.
Finish & Merge
Mailings → Finish & Merge
Tahap akhir. Pilih Edit Individual Documents agar semua surat jadi satu dokumen baru, satu penerima per halaman.
Edit Recipient List
Mailings → Edit Recipient List
Mengurutkan, menyaring, atau mencentang penerima tertentu saja tanpa mengubah berkas Excel aslinya.
❝ Nilai Panca Cinta: Cinta Diri dan Sesama
Mengecek ulang data sebelum menggabungkan adalah bentuk menghargai penerima. Salah menulis nama sama saja dengan kurang menghormati orang yang diundang.
Alur Kerja Mail Merge
Ingat empat tahap ini. Urutannya tidak boleh terbalik.
1 · Siapkan data (Excel)
Tabel penerima: satu baris = satu surat
▼
2 · Siapkan kerangka (Word)
Surat dengan isi tetap sebagai Main Document
▼
3 · Hubungkan dan sisipkan field
Mailings → Select Recipients → Insert Merge Field
▼
4 · Gabungkan (Finish & Merge)
8 data = 8 surat otomatis dalam satu dokumen
Data Excel yang Harus Diketik
Ketik data berikut di Excel, mulai dari sel A1. Perhatikan aturan emasnya agar Word bisa membaca data dengan benar:
Aturan emas tabel data:
1. Baris pertama berisi judul kolom, tanpa spasi dan tanpa sel gabungan (Merge Cells).
2. Satu baris berisi satu penerima, jangan ada baris atau kolom kosong di tengah.
3. Satu sheet hanya berisi satu tabel, tanpa judul besar di atasnya.
1. Baris pertama berisi judul kolom, tanpa spasi dan tanpa sel gabungan (Merge Cells).
2. Satu baris berisi satu penerima, jangan ada baris atau kolom kosong di tengah.
3. Satu sheet hanya berisi satu tabel, tanpa judul besar di atasnya.
📗 DataPanitia.xlsx · Sheet1
| 1 | No | Nama | Kelas | Seksi |
| 2 | 1 | Oktafia Wulandari | XI-1 | Ketua |
| 3 | 2 | Andi Pratama | XI-1 | Acara |
| 4 | 3 | Siti Nurhaliza | XI-2 | Humas |
| 5 | 4 | Budi Santoso | XI-2 | Konsumsi |
| 6 | 5 | Dewi Lestari | XI-3 | Dokumentasi |
| 7 | 6 | Rizky Ramadhan | XI-3 | Perlengkapan |
| 8 | 7 | Putri Maharani | XI-4 | Acara |
| 9 | 8 | Fajar Nugroho | XI-4 | Keamanan |
Geser tabel ke samping jika tampilan terpotong di layar HP.
Tampilan surat kerangka (Main Document)
Bagian bertanda kuning adalah Merge Field. Bagian lain tidak berubah.
KOP SURAT (sama seperti Praktikum 2)
Kepada Yth.
Bpk/Ibu/Sdr. «Nama»
Kelas «Kelas»
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat, kami mengundang saudara/i sebagai panitia seksi «Seksi» dalam rapat pelaksanaan Mafesta …
12 Langkah Praktik
Kerjakan berurutan ya, jangan melompat.
1
Siapkan data di Excel
Buka Excel, ketik data seperti tabel di atas mulai dari sel A1. Baris 1 adalah judul kolom (No, Nama, Kelas, Seksi). Simpan sebagai DataPanitia.xlsx lalu tutup Excel agar berkasnya tidak terkunci.
2
Buka surat Praktikum 2
Buka Word, lalu buka berkas Praktikum2.docx milikmu. Segera simpan salinannya dengan File → Save As bernama NamaLengkap_Kelas_Praktikum6.docx agar berkas lama tetap aman.
3
Ubah isi surat menjadi kerangka
Hapus nama penerima dan bagian yang akan diganti data. Pada tujuan surat ketik Kepada Yth. Bpk/Ibu/Sdr. lalu biarkan kosong dulu. Tambahkan baris Kelas dan kalimat sebagai panitia seksi … di paragraf isi.
4
Mulai Mail Merge
Buka tab Mailings lalu klik Start Mail Merge → Letters. Dengan pilihan ini Word tahu bahwa dokumenmu adalah surat yang akan digandakan.
5
Hubungkan ke Excel
Klik Select Recipients → Use an Existing List, cari berkas DataPanitia.xlsx, klik Open. Pilih Sheet1$ dan centang First row of data contains column headers, lalu OK.
6
Periksa daftar penerima
Klik Edit Recipient List. Pastikan 8 nama muncul dan tercentang semua. Di sini kamu juga bisa menyaring (Filter) atau mengurutkan (Sort) tanpa mengubah Excel.
7
Sisipkan Merge Field Nama
Letakkan kursor setelah “Bpk/Ibu/Sdr.”, klik Insert Merge Field → Nama. Muncul tanda «Nama» pada surat.
8
Sisipkan Kelas dan Seksi
Dengan cara yang sama, sisipkan Kelas pada baris Kelas dan Seksi pada kalimat “sebagai panitia seksi”. Beri spasi seperlunya di antara kata dan field.
9
Rapikan format field
Format field mengikuti huruf di sekitarnya. Blok «Nama» lalu atur menjadi Bold agar menonjol. Klik Highlight Merge Fields bila ingin melihat semua field dengan mudah.
10
Lihat hasil dengan Preview
Klik Preview Results. Tanda «Nama» berganti nama asli. Tekan tombol panah ◀ ▶ untuk memeriksa surat ke-1 sampai ke-8, pastikan semuanya rapi dan cukup satu halaman.
11
Gabungkan jadi dokumen baru
Klik Finish & Merge → Edit Individual Documents, pilih All, klik OK. Word membuat dokumen baru bernama Letters1 berisi 8 surat, satu surat per halaman. Periksa jumlah halaman di pojok kiri bawah.
12
Simpan semua berkas
Simpan hasil gabungan sebagai NamaLengkap_Kelas_Praktikum6_Hasil.docx. Kumpulkan tiga berkas: surat kerangka, data Excel, dan hasil gabungan, melalui link atau aplikasi yang diinformasikan guru.
Tantangan Tambahan
Sudah selesai lebih cepat? Coba tiga hal ini:
1. Tambahkan kolom Jabatan di Excel lalu sisipkan pada surat.
2. Gunakan Filter di Edit Recipient List agar hanya seksi Acara yang menerima surat.
3. Pakai Finish & Merge → Print Documents untuk melihat tampilan cetak (tidak perlu mencetak).
1. Tambahkan kolom Jabatan di Excel lalu sisipkan pada surat.
2. Gunakan Filter di Edit Recipient List agar hanya seksi Acara yang menerima surat.
3. Pakai Finish & Merge → Print Documents untuk melihat tampilan cetak (tidak perlu mencetak).
Rubrik Penilaian
Mentok? Cek di Sini
Ketuk salah satu pertanyaan untuk melihat jawabannya.
❝ Cinta Ilmu Pengetahuan
Mail Merge adalah keterampilan yang dipakai di kantor, sekolah, dan toko: undangan, sertifikat, hingga surat tagihan. Menguasainya hari ini berarti menghemat berjam-jam pekerjaan di masa depan.
Bagikan pada...
