{"id":21463,"date":"2026-10-04T11:04:18","date_gmt":"2026-10-04T04:04:18","guid":{"rendered":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/?p=21463"},"modified":"2026-10-04T12:31:04","modified_gmt":"2026-10-04T05:31:04","slug":"mail-merge","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/2026\/10\/04\/mail-merge\/","title":{"rendered":"Mail Merge"},"content":{"rendered":"
\n
\n
<\/div>\n
\n
Informatika Kelas XI \u00b7 Bab 4 \u00b7 Praktikum 6<\/div>\n
Mail Merge<\/div>\n
Surat Massal dari Data Excel<\/div>\n
<\/div>\n
Satu surat, banyak penerima. Hubungkan dokumen Word dengan data Excel, sisipkan Merge Field, lalu hasilkan puluhan surat undangan dalam hitungan detik.<\/div>\n
Pengampu: Zuli Irawanto, ST<\/div>\n<\/div>\n
<\/div>\n<\/div>\n
\n
\u275d Nilai Panca Cinta: Cinta Allah dan Rasul-Nya<\/div>\n
Teknologi adalah nikmat yang memudahkan pekerjaan. Awali praktikum dengan basmalah, gunakan kemudahan ini untuk kebaikan, dan akhiri dengan syukur.<\/div>\n<\/div>\n

Skenario Tugas<\/h2>\n
Ketua OSIS, Oktafia Wulandari, harus mengundang 8 panitia Mafesta<\/b> untuk rapat pelaksanaan. Mengetik 8 surat satu per satu akan memakan waktu dan rawan salah nama. Tugasmu sebagai Sekretaris: ubah surat undangan Praktikum 2 menjadi surat massal<\/b> yang nama, kelas, dan seksinya diambil otomatis dari Excel.<\/div>\n

Target Belajar<\/h2>\n
Setelah praktikum ini, kamu diharapkan mampu:<\/div>\n
\n
\n
1<\/div>\n
Menjelaskan konsep dan manfaat Mail Merge untuk surat massal<\/div>\n<\/div>\n
\n
2<\/div>\n
Menyusun data penerima di Excel dengan format database yang benar<\/div>\n<\/div>\n
\n
3<\/div>\n
Membedakan dokumen utama (Main Document) dan sumber data (Data Source)<\/div>\n<\/div>\n
\n
4<\/div>\n
Menghubungkan dokumen Word dengan berkas Excel lewat tab Mailings<\/div>\n<\/div>\n
\n
5<\/div>\n
Menyisipkan Merge Field pada posisi yang tepat di surat<\/div>\n<\/div>\n
\n
6<\/div>\n
Memeriksa hasil dengan Preview Results dan menyaring penerima<\/div>\n<\/div>\n
\n
7<\/div>\n
Menggabungkan data menjadi dokumen baru (Finish & Merge)<\/div>\n<\/div>\n
\n
8<\/div>\n
Menyimpan berkas utama, data, dan hasil sesuai format nama<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

Dasar Teori<\/h2>\n
Mail Merge mempertemukan dua berkas: Word<\/b> sebagai kerangka surat dan Excel<\/b> sebagai penyimpan data. Kenali istilah-istilahnya dulu.<\/div>\n
\n
\n
Mail Merge<\/div>\n
Mailings \u2192 Start Mail Merge<\/div>\n
Fitur Word untuk membuat banyak surat serupa sekaligus. Isi surat tetap, sedangkan nama, kelas, atau alamat berganti otomatis dari data.<\/div>\n<\/div>\n
\n
Main Document<\/div>\n
Dokumen Word (.docx)<\/div>\n
Kerangka surat yang isinya sama untuk semua penerima, yaitu kop, isi, dan tanda tangan. Bagian yang berubah diberi tanda khusus.<\/div>\n<\/div>\n
\n
Data Source<\/div>\n
Berkas Excel (.xlsx)<\/div>\n
Tabel berisi data penerima. Baris pertama jadi nama kolom (field), setiap baris berikutnya adalah satu penerima atau satu surat.<\/div>\n<\/div>\n
\n
Merge Field<\/div>\n
Mailings \u2192 Insert Merge Field<\/div>\n
Kolom data yang disisipkan ke surat, tampil seperti \u00abNama\u00bb. Saat digabung, tanda ini diganti data asli tiap penerima.<\/div>\n<\/div>\n
\n
Preview Results<\/div>\n
Mailings \u2192 Preview Results<\/div>\n
Melihat isi surat dengan data asli sebelum digabung. Gunakan tombol panah untuk berpindah dari penerima satu ke penerima lain.<\/div>\n<\/div>\n
\n
Finish & Merge<\/div>\n
Mailings \u2192 Finish & Merge<\/div>\n
Tahap akhir. Pilih Edit Individual Documents agar semua surat jadi satu dokumen baru, satu penerima per halaman.<\/div>\n<\/div>\n
\n
Edit Recipient List<\/div>\n
Mailings \u2192 Edit Recipient List<\/div>\n
Mengurutkan, menyaring, atau mencentang penerima tertentu saja tanpa mengubah berkas Excel aslinya.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
\u275d Nilai Panca Cinta: Cinta Diri dan Sesama<\/div>\n
Mengecek ulang data sebelum menggabungkan adalah bentuk menghargai penerima. Salah menulis nama sama saja dengan kurang menghormati orang yang diundang.<\/div>\n<\/div>\n

Alur Kerja Mail Merge<\/h2>\n
Ingat empat tahap ini. Urutannya tidak boleh terbalik.<\/div>\n
\n
1 \u00b7 Siapkan data (Excel)<\/div>\n
Tabel penerima: satu baris = satu surat<\/div>\n<\/div>\n
\u25bc<\/div>\n
\n
2 \u00b7 Siapkan kerangka (Word)<\/div>\n
Surat dengan isi tetap sebagai Main Document<\/div>\n<\/div>\n
\u25bc<\/div>\n
\n
3 \u00b7 Hubungkan dan sisipkan field<\/div>\n
Mailings \u2192 Select Recipients \u2192 Insert Merge Field<\/div>\n<\/div>\n
\u25bc<\/div>\n
\n
4 \u00b7 Gabungkan (Finish & Merge)<\/div>\n
8 data = 8 surat otomatis dalam satu dokumen<\/div>\n<\/div>\n

Data Excel yang Harus Diketik<\/h2>\n
Ketik data berikut di Excel, mulai dari sel A1. Perhatikan aturan emasnya agar Word bisa membaca data dengan benar:<\/div>\n
Aturan emas tabel data:<\/b>
\n1. Baris pertama berisi judul kolom, tanpa spasi dan tanpa sel gabungan (Merge Cells).
\n2. Satu baris berisi satu penerima, jangan ada baris atau kolom kosong di tengah.
\n3. Satu sheet hanya berisi satu tabel, tanpa judul besar di atasnya.<\/div>\n
\n
\ud83d\udcd7 DataPanitia.xlsx \u00b7 Sheet1<\/div>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
1<\/td>\nNo<\/td>\nNama<\/td>\nKelas<\/td>\nSeksi<\/td>\n<\/tr>\n
2<\/td>\n1<\/td>\nOktafia Wulandari<\/td>\nXI-1<\/td>\nKetua<\/td>\n<\/tr>\n
3<\/td>\n2<\/td>\nAndi Pratama<\/td>\nXI-1<\/td>\nAcara<\/td>\n<\/tr>\n
4<\/td>\n3<\/td>\nSiti Nurhaliza<\/td>\nXI-2<\/td>\nHumas<\/td>\n<\/tr>\n
5<\/td>\n4<\/td>\nBudi Santoso<\/td>\nXI-2<\/td>\nKonsumsi<\/td>\n<\/tr>\n
6<\/td>\n5<\/td>\nDewi Lestari<\/td>\nXI-3<\/td>\nDokumentasi<\/td>\n<\/tr>\n
7<\/td>\n6<\/td>\nRizky Ramadhan<\/td>\nXI-3<\/td>\nPerlengkapan<\/td>\n<\/tr>\n
8<\/td>\n7<\/td>\nPutri Maharani<\/td>\nXI-4<\/td>\nAcara<\/td>\n<\/tr>\n
9<\/td>\n8<\/td>\nFajar Nugroho<\/td>\nXI-4<\/td>\nKeamanan<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n
Geser tabel ke samping jika tampilan terpotong di layar HP.<\/div>\n
Tampilan surat kerangka (Main Document)<\/div>\n
Bagian bertanda kuning adalah Merge Field. Bagian lain tidak berubah.<\/div>\n
\n
KOP SURAT (sama seperti Praktikum 2)<\/div>\n

Kepada Yth.
\nBpk\/Ibu\/Sdr. \u00abNama\u00bb<\/span>
\nKelas \u00abKelas\u00bb<\/span><\/p>\n

Assalamu’alaikum Wr. Wb.<\/i>
\nDengan hormat, kami mengundang saudara\/i sebagai panitia seksi \u00abSeksi\u00bb<\/span> dalam rapat pelaksanaan Mafesta …<\/p>\n<\/div>\n

12 Langkah Praktik<\/h2>\n
Kerjakan berurutan ya, jangan melompat.<\/div>\n
\n
1<\/div>\n
\n
Siapkan data di Excel<\/div>\n
Buka Excel, ketik data seperti tabel di atas mulai dari sel A1<\/b>. Baris 1 adalah judul kolom (No, Nama, Kelas, Seksi). Simpan sebagai DataPanitia.xlsx<\/b> lalu tutup Excel<\/b> agar berkasnya tidak terkunci.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
2<\/div>\n
\n
Buka surat Praktikum 2<\/div>\n
Buka Word, lalu buka berkas Praktikum2.docx<\/b> milikmu. Segera simpan salinannya dengan File \u2192 Save As<\/span> bernama NamaLengkap_Kelas_Praktikum6.docx<\/b> agar berkas lama tetap aman.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
3<\/div>\n
\n
Ubah isi surat menjadi kerangka<\/div>\n
Hapus nama penerima dan bagian yang akan diganti data. Pada tujuan surat ketik Kepada Yth. Bpk\/Ibu\/Sdr.<\/b> lalu biarkan kosong dulu. Tambahkan baris Kelas<\/b> dan kalimat sebagai panitia seksi …<\/b> di paragraf isi.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
4<\/div>\n
\n
Mulai Mail Merge<\/div>\n
Buka tab Mailings<\/span> lalu klik Start Mail Merge \u2192 Letters<\/span>. Dengan pilihan ini Word tahu bahwa dokumenmu adalah surat yang akan digandakan.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
5<\/div>\n
\n
Hubungkan ke Excel<\/div>\n
Klik Select Recipients \u2192 Use an Existing List<\/span>, cari berkas DataPanitia.xlsx<\/b>, klik Open. Pilih Sheet1$<\/b> dan centang First row of data contains column headers<\/i>, lalu OK.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
6<\/div>\n
\n
Periksa daftar penerima<\/div>\n
Klik Edit Recipient List<\/span>. Pastikan 8 nama muncul dan tercentang semua. Di sini kamu juga bisa menyaring (Filter) atau mengurutkan (Sort) tanpa mengubah Excel.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
7<\/div>\n
\n
Sisipkan Merge Field Nama<\/div>\n
Letakkan kursor setelah \u201cBpk\/Ibu\/Sdr.\u201d, klik Insert Merge Field \u2192 Nama<\/span>. Muncul tanda \u00abNama\u00bb pada surat.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
8<\/div>\n
\n
Sisipkan Kelas dan Seksi<\/div>\n
Dengan cara yang sama, sisipkan Kelas<\/b> pada baris Kelas dan Seksi<\/b> pada kalimat \u201csebagai panitia seksi\u201d. Beri spasi seperlunya di antara kata dan field.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
9<\/div>\n
\n
Rapikan format field<\/div>\n
Format field mengikuti huruf di sekitarnya. Blok \u00abNama\u00bb lalu atur menjadi Bold<\/b> agar menonjol. Klik Highlight Merge Fields<\/span> bila ingin melihat semua field dengan mudah.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
10<\/div>\n
\n
Lihat hasil dengan Preview<\/div>\n
Klik Preview Results<\/span>. Tanda \u00abNama\u00bb berganti nama asli. Tekan tombol panah \u25c0 \u25b6 untuk memeriksa surat ke-1 sampai ke-8, pastikan semuanya rapi dan cukup satu halaman<\/b>.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
11<\/div>\n
\n
Gabungkan jadi dokumen baru<\/div>\n
Klik Finish & Merge \u2192 Edit Individual Documents<\/span>, pilih All<\/b>, klik OK. Word membuat dokumen baru bernama Letters1<\/b> berisi 8 surat, satu surat per halaman. Periksa jumlah halaman di pojok kiri bawah.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
\n
12<\/div>\n
\n
Simpan semua berkas<\/div>\n
Simpan hasil gabungan sebagai NamaLengkap_Kelas_Praktikum6_Hasil.docx<\/b>. Kumpulkan tiga berkas: surat kerangka, data Excel, dan hasil gabungan, melalui link atau aplikasi yang diinformasikan guru.<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

Tantangan Tambahan<\/h2>\n
Sudah selesai lebih cepat?<\/b> Coba tiga hal ini:
\n1. Tambahkan kolom Jabatan<\/b> di Excel lalu sisipkan pada surat.
\n2. Gunakan Filter di Edit Recipient List agar hanya seksi Acara<\/b> yang menerima surat.
\n3. Pakai Finish & Merge \u2192 Print Documents untuk melihat tampilan cetak (tidak perlu mencetak).<\/div>\n

Rubrik Penilaian<\/h2>\n
\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
Aspek yang dinilai<\/th>\nSkor<\/th>\n<\/tr>\n
Data Excel tersusun benar<\/b>
\nJudul kolom di baris 1, tanpa baris kosong dan sel gabungan<\/span><\/td>\n		15<\/span><\/td>\n<\/tr>\n
Memulai dan menghubungkan sumber data<\/b>
\nJenis Letters dan berkas Excel terhubung<\/span><\/td>\n		15<\/span><\/td>\n<\/tr>\n
Merge Field tepat posisi<\/b>
\nNama, Kelas, dan Seksi pada tempat yang benar<\/span><\/td>\n		20<\/span><\/td>\n<\/tr>\n
Format dan tata letak surat<\/b>
\nKop, spasi, dan format field konsisten, satu halaman<\/span><\/td>\n		10<\/span><\/td>\n<\/tr>\n
Preview Results<\/b>
\nSeluruh penerima sudah diperiksa sebelum digabung<\/span><\/td>\n		10<\/span><\/td>\n<\/tr>\n
Hasil Finish & Merge<\/b>
\nJumlah surat sama dengan jumlah data, satu per halaman<\/span><\/td>\n		20<\/span><\/td>\n<\/tr>\n
Penyimpanan berkas<\/b>
\nTiga berkas lengkap dengan format nama yang benar<\/span><\/td>\n		10<\/span><\/td>\n<\/tr>\n
TOTAL<\/b><\/td>\n100<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

Mentok? Cek di Sini<\/h2>\n
Ketuk salah satu pertanyaan untuk melihat jawabannya.<\/div>\n
\n\ud83d\udca1 Muncul pesan \u201cWord cannot open data source\u201d?<\/summary>\n
Berkas Excel masih terbuka atau sedang dipakai. Tutup Excel sepenuhnya, lalu ulangi langkah Use an Existing List.<\/div>\n<\/details>\n
\n\ud83d\udca1 Menu Insert Merge Field berwarna abu-abu?<\/summary>\n
Sumber data belum terhubung. Ulangi langkah Select Recipients \u2192 Use an Existing List.<\/div>\n<\/details>\n
\n\ud83d\udca1 Hasil gabungan lebih banyak halaman dari jumlah data?<\/summary>\n
Surat melebihi satu halaman. Kecilkan jarak antarparagraf atau ukuran huruf sampai surat muat satu halaman.<\/div>\n<\/details>\n
\n\ud83d\udca1 Data Excel muncul aneh, misalnya tanggal berubah angka?<\/summary>\n
Ubah format sel di Excel menjadi Text sebelum mengetik datanya, lalu hubungkan ulang berkasnya.<\/div>\n<\/details>\n
\n\ud83d\udca1 Nama berkas Excel dipindah dan hubungan terputus?<\/summary>\n
Word mencari berkas di lokasi awal. Taruh surat dan data dalam satu folder dan jangan dipindah setelah dihubungkan.<\/div>\n<\/details>\n
\n\ud83d\udca1 Ingin mengirim hanya ke beberapa orang?<\/summary>\n
Gunakan Edit Recipient List, hilangkan centang pada nama yang tidak diundang, atau pakai Filter berdasarkan Seksi.<\/div>\n<\/details>\n
\n
\u275d Cinta Ilmu Pengetahuan<\/div>\n
Mail Merge adalah keterampilan yang dipakai di kantor, sekolah, dan toko: undangan, sertifikat, hingga surat tagihan. Menguasainya hari ini berarti menghemat berjam-jam pekerjaan di masa depan.<\/div>\n<\/div>\n
\u2190 Kembali ke Daftar Materi Bab 4<\/a><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Informatika Kelas XI \u00b7 Bab 4 \u00b7 Praktikum 6 Mail Merge Surat Massal dari Data Excel Satu surat, banyak penerima. Hubungkan dokumen Word dengan data Excel, sisipkan Merge Field, lalu hasilkan puluhan surat undangan dalam hitungan detik. Pengampu: Zuli Irawanto, ST \u275d Nilai Panca Cinta: Cinta Allah dan Rasul-Nya Teknologi adalah nikmat yang memudahkan pekerjaan. …<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":21464,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1128,1588],"tags":[],"class_list":["post-21463","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","","category-informatika","category-informatika-kelas-xi"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/21463","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=21463"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/21463\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/wp-json\/wp\/v2\/media\/21464"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=21463"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=21463"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/man2kulonprogo.sch.id\/m2kp\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=21463"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}